אירוע בטבע יכול להיראות פשוט וזורם, אבל מאחורי אירוע מוצלח עומד תכנון מדויק מאוד. בניגוד לאולם סגור שבו רוב התשתיות כבר קיימות, אירוע חוץ דורש חשיבה מוקדמת על כל פרט קטן: חשמל, תאורה, הגברה, הצללה, שירותים, גישה, מזג אוויר וסידור השטח. אחד הטיפים החשובים ביותר הוא לא להסתמך על “יהיה בסדר”. גם אם מדובר באירוע קטן יחסית, חשוב לבנות תוכנית ברורה מראש ולבדוק מה קיים במקום ומה צריך להביא מבחוץ. למשל, אם האירוע מתקיים בשעות הערב, חייבים לוודא שיש תאורה מספקת לא רק לאזור המרכזי, אלא גם לשבילים, לעמדות האוכל, לשירותים ולאזורי החניה. אם מדובר באירוע יום, הצללה היא לא מותרות אלא חובה. אורחים שמרגישים חום, עומס או חוסר נוחות לא באמת יכולים ליהנות מהחוויה. נקודה נוספת היא סאונד. בטבע, הצליל מתפזר אחרת מאשר במקום סגור, ולכן חשוב לעבוד עם אנשי הגברה שמבינים אירועי חוץ. כדאי גם לחשוב על תרחישי מזג אוויר: רוח חזקה, לחות, חום או טפטוף קל יכולים להשפיע על כל התכנון. פתרון טוב יכול להיות אוהל אלגנטי, אזור מקורה, מאווררים, תנורי חימום או שינוי קל בסידור הישיבה. אירוע בטבע מוצלח הוא אירוע שנראה קליל וטבעי, אבל מתוכנן בצורה מקצועית מאחורי הקלעים. כשהפרטים סגורים מראש, האורחים מרגישים רק את הקסם, לא את המאמץ.
